Manual de utilizare

Un singur token USB, folosit de pe toate calculatoarele din birou

Semnera lasă tokenul de semnătură electronică într-un singur calculator și îl pune la dispoziția celorlalte prin rețea, în siguranță. Fiecare coleg semnează de la biroul lui, ca și cum tokenul ar fi în calculatorul lui.

Windows și LinuxAdobe, Chrome, Edge, Firefox, OfficeSemnare PDF cu locul ales pe paginăConversie PDF în Word

Ce este Semnera

Două aplicații care lucrează împreună: una stă lângă token, cealaltă pe calculatoarele care au nevoie de el.

Cheia nu pleacă de pe token

Prin rețea circulă doar amprenta documentului de semnat și semnătura. Documentele rămân pe calculatorul tău.

Tu hotărăști accesul

Alegi ce certificate sunt partajate și ce token poate folosi fiecare calculator. Orice acces se poate opri pe loc.

Totul se vede

Jurnalul serverului arată cine, când și cu ce certificat a semnat.

Ce îți trebuie

Un calculator care rămâne pornit, în care stă tokenul USB. Pe el instalezi Semnera Server.
Programul tokenului, primit de la furnizorul certificatului (certSIGN, DigiSign, Trans Sped, AlfaSign…), instalat pe același calculator. El aduce driverul prin care serverul citește tokenul.
Cheia de licență, de forma TPL-XXXXX-XXXXX-XXXXX-XXXXX, și acces la internet pentru activare.
Celelalte calculatoare, în aceeași rețea cu serverul. Pe fiecare instalezi Semnera Client.

Cât dureazăCam zece minute pentru server și două-trei minute pentru fiecare calculator client.

1Instalează serverul

Pe calculatorul în care stă tokenul USB.

Rulează Semnera-Server-Setup și urmează pașii. Programul este semnat de CREO LABS S.R.L.; Windows cere o confirmare de administrator.
Lasă bifate opțiunile propuse: pornirea odată cu Windows și regula din Windows Firewall, prin care celelalte calculatoare ajung la server (portul implicit este 7443).
Serverul pornește singur odată cu Windows și stă în zona de notificare, lângă ceas. Un clic pe pictogramă îi deschide fereastra.

Pagina Acasă a serverului: adresa pentru clienți, numărul de tokenuri, certificate, clienți și conexiuni, activitatea recentă — **Pagina Acasă.** Sus este adresa pe care o vei introduce în aplicațiile client. Dedesubt vezi dintr-o privire câte tokenuri, certificate și clienți ai și cine este conectat acum.

2Activează licența

Fără licență activă, serverul nu acceptă clienți.

Deschide pagina Licență.
Scrie cheia primită și apasă Activează. Activarea se face online și durează câteva secunde.

Pagina Licență: planul activ, numărul de tokenuri și clienți permiși, valabilitatea, actualizările și conversia în Word — **Pagina Licență.** Planul stabilește câte tokenuri și câți clienți poți avea. Tot aici vezi până când primești actualizări și cât ai folosit din conversia în Word.

Bine de știut

Un singur calculator. Licența funcționează pe un singur calculator odată. Ca să o muți, apasă Dezactivează licența pe acest calculator, apoi activeaz-o pe cel nou cu aceeași cheie.
Verificare online. Serverul își verifică licența singur, la câteva ore. Fără internet merge mai departe încă 7 zile.

3Driverul tokenului

Serverul citește tokenul prin driverul instalat de programul primit odată cu el. De obicei nu ai nimic de făcut.

La prima pornire, serverul caută singur driverele cunoscute și le pornește. Le găsești în pagina Tokenuri și certificate, în partea de jos, fiecare cu sigla și numele lui.

Lista driverelor de token găsite pe calculator, cu siglă, stare și comutator — **Driverele tokenurilor.** „Pornit · 2 tokenuri conectate” înseamnă că driverul lucrează și vede tokenurile. Cele „Găsit · oprit” sunt instalate pe calculator, dar nu sunt folosite; le pornești din comutator.

Dacă tokenul tău nu apare

Instalează programul din dreptul tokenului tău (tabelul de mai jos) pe calculatorul server.
Apasă Caută din nou și pornește comutatorul driverului apărut.
Dacă tokenul nu este în listă, apasă Adaugă alt driver… și alege fișierul bibliotecii PKCS#11 indicat de furnizor.

Token	Îl primești de obicei de la	Programul care instalează driverul
SNSafeNet eToken	certSIGN, CertDigital	SafeNet Authentication Client
IDThales (Gemalto) IDPrime	DigiSign	SafeNet Authentication Client sau SafeNet Minidriver
ePFeitian ePass3003	Trans Sped, certSIGN	ePass3003 (Shuttle) Token Manager
ePFeitian ePass2003	AlfaSign	ePass2003 Token Manager
B4Bit4id / Namirial	Namirial	Bit4id Universal Middleware
CECertum	Certum (Asseco)	proCertum CardManager
ATAthena IDProtect	—	IDProtect Client
COAtos (Siemens) CardOS	—	CardOS API

Furnizorii schimbă uneori modelul de token; dacă nu ești sigur, numele modelului este scris pe token sau în documentele primite.

4Tokenuri și certificate

Alegi ce certificate vede rețeaua și cum se introduce PIN-ul.

Pagina Tokenuri și certificate: două tokenuri, starea PIN-ului și comutatoarele de partajare — **Tokenuri și certificate.** Primul token este deblocat pe server, cu PIN-ul memorat. Al doilea este blocat: fiecare client își introduce PIN-ul când semnează.

Partajează certificatul

Pornește comutatorul din dreptul certificatului. Apare eticheta „Partajat”. Doar certificatele partajate ajung la clienți.

Alege cum se introduce PIN-ul

Varianta	Cum o pornești	Când se potrivește
PIN la fiecare client	Nu faci nimic. Tokenul rămâne „Blocat”.	Fiecare coleg știe PIN-ul și îl scrie când semnează.
PIN doar pe server	Scrii PIN-ul, apeși Deblochează și pornești „Clienții pot semna fără PIN”.	Vrei ca PIN-ul să fie știut de o singură persoană.
PIN memorat	Bifezi Ține minte PIN-ul înainte de deblocare.	Serverul repornește singur (după actualizări Windows) și trebuie să meargă fără nimeni lângă el.

PIN memorat înseamnă încredere în calculatorul serverPIN-ul este păstrat criptat, legat de contul tău Windows. Oricine poate folosi acel cont sau un calculator client autorizat poate semna. Dă fiecărui client doar tokenul de care are nevoie.

5Adaugă clienții

Fiecare calculator primește propriul token de conectare, pe care îl poți opri oricând.

Deschide pagina Clienți, scrie un nume ușor de recunoscut („Contabilitate”) și apasă Generează token de conectare.
Copiază tokenul afișat. Se arată o singură dată; dacă îl pierzi, ștergi clientul și generezi altul.
Notează și adresa serverului de pe pagina Acasă. De acestea două ai nevoie pe calculatorul client.

Pagina Clienți cu secțiunea de acces deschisă: clientul Secretariat poate folosi doar tokenul Maria Ionescu — **Ce token folosește fiecare client.** Deschide rândul „Acces” al clientului și bifează tokenul (sau certificatele) pe care le poate folosi. Fără nicio bifă, clientul vede tot ce este partajat. Aici „Secretariat” poate folosi doar tokenul Mariei Ionescu.

Comutatorul din stânga numelui oprește pe loc accesul unui client, fără să îl ștergi.

6Instalează clientul

Pe fiecare calculator care trebuie să semneze.

Rulează Semnera-Client-Setup. Programul instalează și driverul Windows prin care aplicațiile văd certificatul.
În pagina Conexiune scrie adresa serverului și tokenul de conectare, apoi apasă Salvează și conectează.
Deschide pagina Certificate și apasă Testează semnarea. „Semnătură validă” înseamnă că tot drumul până la token funcționează.

Pagina Conexiune a clientului, cu adresa serverului și tokenul de conectare — **Conexiunea.** Adresa are forma `192.168.1.10:7443`. Tokenul de conectare îl leagă pe acest calculator de serverul tău și de niciun altul.

Pagina Certificate a clientului: două certificate și rezultatul testului de semnare — **Certificatele primite.** Sigla arată ce fel de token stă în spatele certificatului. „Deblocat pe server · fără PIN” înseamnă că semnezi fără să introduci PIN-ul.

7Semnează în aplicațiile tale

Certificatul apare în aplicații ca și cum tokenul ar fi conectat la acest calculator.

Pagina Aplicații a clientului: starea driverului Windows și calea modulului PKCS#11 — **Pagina Aplicații.** Dacă scrie „Driver neinstalat” sau „Driverul trebuie actualizat”, apasă butonul albastru. Aplicațiile deschise înainte trebuie repornite.

Aplicația	Ce faci
Adobe Acrobat / Reader	Semnezi ca de obicei („Utilizați un certificat”) și alegi certificatul din listă. Dacă tokenul cere PIN, apare fereastra de PIN Semnera.
Chrome, Edge (ANAF, SEAP, ONRC…)	Nimic în plus: la autentificare, browserul îți arată certificatul.
Microsoft Office	Semnătura digitală din Word și Excel folosește același certificat.
Firefox, Thunderbird, LibreOffice	Încarci o singură dată modulul PKCS#11: Setări > Confidențialitate și securitate > Dispozitive de securitate > Încarcă, apoi alegi fișierul arătat în pagina Aplicații.

8Utilitare pentru documente

Pagina Utilitare din aplicația client: semnezi, aranjezi și convertești PDF-uri fără alt program, văzând paginile.

Pagina Început a utilitarelor: zona în care se trag fișierele, fișierele deschise și uneltele — **Începutul.** Trage fișierele PDF din Explorer oriunde în fereastră (sau fă clic pe zona punctată). Ele rămân deschise în stânga jos, iar uneltele se aleg din listă sau din casetele de aici.

Cum arată fiecare unealtă

Unde	Ce găsești
Sus	Fișierul pe care lucrezi, ales dintre cele deschise, cu mărimea lui și eticheta „semnat electronic” dacă are deja o semnătură. Alt PDF… deschide încă unul.
Stânga	Opțiunile uneltei.
Dreapta	Pagina, așa cum va arăta după ce apeși butonul. Săgețile de sub ea schimbă pagina, iar lupele din dreapta lor o măresc până la 500% (la fel și Ctrl + rotița mouse-ului, deasupra paginii). Pagina mărită se derulează în caseta ei; butonul cu colțuri o arată din nou întreagă. Textul și semnătura se pun la fel de exact la orice mărire.
Jos	Numele și dosarul în care se salvează rezultatul, Schimbă locul… și butonul uneltei. Dedesubt rămâne ultimul rezultat, cu Vezi rezultatul.

Rezultatul

După ce apeși butonul unei unelte, locul ei este luat de ecranul de rezultat. Cât se lucrează vezi ce fișier este la rând și cât a mai rămas; la sfârșit apare confirmarea și lista fișierelor obținute.

Ecranul de rezultat după semnarea a trei documente: confirmarea, dosarul în care au fost salvate și lista fișierelor, fiecare cu butoanele Deschide și Arată în dosar — **Rezultatul.** Fișierele obținute se deschid direct de aici.

Deschide deschide fișierul cu programul obișnuit al calculatorului (un clic oriunde pe rând face același lucru); butonul cu dosar îl arată în Explorer.
Deschide dosarul și Deschide toate apar când rezultatul are mai multe fișiere.
Continuă cu acest fișier deschide rezultatul în utilitare, ca să lucrezi mai departe cu el: îl combini, apoi îl semnezi, de exemplu.
Dacă un fișier nu a reușit, rândul lui arată motivul, iar celelalte rămân la dispoziție.
Înapoi (sau tasta Esc) te duce la unealtă. Rezultatele de la pornirea aplicației rămân pe pagina Început, la Rezultate recente.

Originalul rămâne neschimbatOrice unealtă scrie un fișier nou, lângă cel de pornire, cu un nume ca Contract (filigran).pdf. Nimic nu se suprascrie.

Documente deja semnateDacă modifici un document care are semnătură electronică (filigran, numerotare, pagini scoase…), semnătura nu mai este valabilă în fișierul rezultat. Aplicația te anunță și scoate semnătura veche; semnează din nou rezultatul.

Din Explorer, cu clic dreapta

Fără să deschizi aplicația: clic dreapta pe unul sau mai multe PDF-uri (sau pe un dosar), apoi Semnera. În Windows 11 intrarea se află sub Afișați mai multe opțiuni; cu Shift + clic dreapta ajungi direct acolo.

Comanda	Ce face
Deschide în utilitare	Deschide fișierele alese în pagina Utilitare, gata de lucru cu orice unealtă.
Semnează electronic…	O fereastră mică în care alegi certificatul (tokenul), scrii PIN-ul dacă e cerut și alegi colțul, pagina și șablonul semnăturii, sau semnătură fără reprezentare vizibilă. Fișierele semnate apar lângă originale, cu „(semnat)” în nume.
Convertește în Word	Trimite fișierele la conversie, fără alte întrebări. Apare și la clic dreapta pe imagini (JPG, PNG, TIFF, BMP).

Pe un dosar, comenzile lucrează cu PDF-urile din el (fără subdosare). Cât durează semnarea sau conversia, în colțul din dreapta jos al ecranului stă o notificare cu fișierul la care s-a ajuns; la sfârșit arată rezultatul, iar un clic pe un fișier îl deschide.

Fereastra de semnare pornită din Explorer: certificatul, locul semnăturii și butonul Semnează — **Semnarea din Explorer.** Alegi cine semnează și cum arată semnătura.

Notificarea de la sfârșit: trei documente semnate, fiecare cu Deschide, și butonul Deschide dosarul — **Notificarea.** Rezultatul, cu deschiderea fișierelor. Dacă nu o atingi, pleacă singură după 20 de secunde.

Meniul se pune la instalare (bifa „Adaugă Semnera în meniul de clic dreapta”) și se poate scoate sau pune la loc din Setări.
Ca să pui semnătura într-un loc anume de pe pagină, folosește Deschide în utilitare.

Semnează electronic

Alege cine semnează (certificatul). Dacă tokenul cere PIN, îl scrii aici.
Alege unde pui semnătura: pe pagină, în locul ales de tine; într-un colț al primei sau al ultimei pagini; ori fără semnătură vizibilă.
Pentru „pe pagină”: mergi la pagina dorită, apoi fă clic unde vrei semnătura sau trage cu mouse-ul ca să îi desenezi caseta. Caseta se mută prin tragere și își schimbă mărimea din colțul din dreapta jos. În ea vezi semnătura exact cum va ajunge în document.
Apasă Semnează documentul. Cu bifa „Semnează toate fișierele deschise” semnezi dintr-o dată toate documentele, în același loc; PIN-ul se trimite o singură dată.

Șabloane de semnătură

Șablonul hotărăște cum arată semnătura vizibilă. Trei sunt livrate cu aplicația; cu Șablon nou faci o copie pe care o schimbi cum vrei: textul de deasupra numelui, motivul, locul, data, emitentul și o imagine (semnătura olografă scanată, ștampila sau sigla).

Semnătura este transparentă: textul sau ștampila de dedesubt rămân vizibile, deci o poți pune și peste o zonă scrisă. Dacă o vrei pe fundal alb, bifează Fundal alb în șablonul tău.

Șablonul Semnera: casetă cu chenar, nume, dată și emitent — **Semnera.** Casetă cu chenar.

Șablonul Adobe Acrobat: numele mare în stânga, detaliile în dreapta — **Adobe Acrobat.** Ca semnătura standard din Adobe.

Șablonul Simplu: nume și dată — **Simplu.** Doar numele și data.

Șablon propriu cu semnătură olografă, motiv și loc — **Șablon propriu.** Cu imagine, motiv și loc.

Documentul nu pleacă de pe calculatorul tău: la token ajunge doar amprenta lui.
Semnăturile deja existente în document rămân valabile după ce adaugi una nouă.
Semnătura este de tip PAdES și se verifică în Adobe Acrobat. Numele se scrie cu diacritice.

Combină PDF-uri

Organizează pagini

Ce vrei	Cum faci
Schimbi ordinea	Tragi pagina în locul nou.
Selectezi mai multe pagini	Clic pe prima, apoi Ctrl+clic pe celelalte sau Shift+clic pentru un șir.
Rotești sau ștergi	Selectezi paginile și apeși butonul din bara de sus.
Salvezi	Fără selecție se salvează toate paginile; cu pagini selectate, doar acelea.

Extrage, împarte, rotește

Unealta Extrage pagini: paginile documentului ca miniaturi, de ales cu un clic — **Extrage pagini.** Faci clic pe paginile pe care le păstrezi sau le scrii în stânga (`1-3, 5`).

Împarte PDF face câte un fișier pentru fiecare pagină, într-un dosar nou.
Rotește paginile întoarce tot documentul cu 90°, 180° sau 270°; pentru pagini anume folosește organizatorul.

Filigran, numerotare, text

Unealta Filigran: textul, culoarea, vizibilitatea și orientarea în stânga, pagina cu filigranul în dreapta — **Filigran.** Textul (scris de tine sau unul gata făcut), culoarea, cât de vizibil este, pe diagonală sau orizontal, pe toate paginile sau doar pe unele.

Unealta Numerotează paginile: forma numărului, locul, primul număr, mărimea și culoarea — **Numerotează paginile.** Forma („1”, „1 / 3”, „Pagina 1 din 3”), locul pe pagină, numărul de la care se începe.

Unealta Adaugă text: textul și mărimea în stânga, pagina cu textul pus în dreapta — **Adaugă text.** Scrii textul, apoi faci clic pe pagină, în locul în care îl vrei. Poți pune mai multe texte, pe pagini diferite; un text pus se mută trăgându-l.

Comprimă, PDF → imagini, imagini → PDF

Comprimă PDF micșorează fișierul fără pierdere de calitate.
PDF → imagini salvează fiecare pagină ca PNG sau JPG, la rezoluția aleasă, într-un dosar nou.
Imagini → PDF face un PDF din imagini JPG sau PNG, câte una pe pagină A4. Imaginile se pot trage și ele în fereastră.

Conversie în Word

Transformă PDF-uri sau imagini scanate în documente Word editabile, cu recunoaștere de text și păstrarea formatării. Este un serviciu cu abonament lunar, cu un număr de pagini incluse.

Convertești documentul deschis, toate fișierele deschise sau alegi alte fișiere; documentul Word apare lângă original.
Documentul este trimis criptat, nu este păstrat după conversie, iar numele fișierului nu este trimis.
Se numără doar paginile conversiilor reușite.

Folosirea de zi cu zi

Lasă calculatorul server pornit și tokenul în el. Ambele aplicații pornesc singure odată cu Windows.
Închiderea ferestrei nu oprește aplicația: ea rămâne lângă ceas. Pentru oprire, clic dreapta pe pictogramă, apoi „Ieșire”.
Jurnalul serverului arată fiecare conectare și fiecare semnătură, cu numele clientului și al certificatului.
Un coleg pleacă sau un laptop se pierde? Oprește comutatorul clientului în pagina Clienți. Accesul încetează imediat.

Jurnalul serverului, cu conectările și semnăturile fiecărui client — **Jurnalul.** Cine s-a conectat, cine a semnat și cu ce certificat.

Actualizări

Aplicațiile se actualizează singure.

Serverul și clientul caută versiuni noi la pornire și de două ori pe zi, le descarcă, le verifică semnătura și pornesc instalarea. Windows cere o singură confirmare de administrator, apoi aplicația repornește singură.

Pagina Setări a serverului: pornirea odată cu Windows și actualizările automate — **Setări.** De aici poți opri căutarea automată sau instalarea automată și poți verifica pe loc cu Verifică acum.

Serverul primește versiuni noi cât timp licența are drept de actualizări (data se vede în pagina Licență). Clientul primește mereu ultima versiune.

Securitate

Cheia privată rămâne pe token. Serverul îi cere tokenului doar să semneze o amprentă.
Legătura este criptată (TLS 1.3). Tokenul de conectare conține amprenta serverului tău, așa că un client nu poate fi păcălit să vorbească cu alt server.
Serverul nu păstrează tokenurile de conectare, ci doar o amprentă a lor.
Clientul nu scrie niciodată PIN-ul pe disc. Serverul îl scrie doar dacă alegi „Ține minte PIN-ul”, și atunci criptat.
Programele sunt semnate de CREO LABS S.R.L., iar actualizările sunt verificate înainte de instalare.

Probleme și rezolvări

Adobe spune că „identitatea semnatarului nu este cunoscută”

Semnătura este validă; Adobe de pe acel calculator nu are listele de încredere la zi. În Adobe: Preferințe (Ctrl+K) > Manager autentificări > apasă Actualizați acum la ambele liste (AATL și EUTL), apoi redeschide documentul.

Serverul arată „Niciun token găsit”

Verifică, în ordine: tokenul este în calculator; programul furnizorului este instalat; în lista de drivere, cel al tokenului tău este pornit. Apasă Caută din nou după ce instalezi programul. Vezi pasul 3.

Clientul nu se conectează la server

Verifică adresa și portul (cele din pagina Acasă a serverului), că cele două calculatoare sunt în aceeași rețea și că firewall-ul de pe server permite portul 7443. Dacă mesajul spune că serverul nu are licență activă, vezi pasul 2.

Certificatul nu apare în Adobe sau în browser

Deschide pagina Aplicații din client. Driverul trebuie să fie „instalat”; apoi apasă Înregistrează certificatele în Windows și repornește aplicația în care semnezi.

Pagina Utilitare spune că utilitarele nu sunt disponibile

Utilitarele țin de licența serverului. Verifică pe server că licența este activă și că serverul are versiunea 0.5.0 sau mai nouă.

Conversia în Word este refuzată

Mesajul spune motivul: serviciul nu este inclus în licență, abonamentul a expirat sau paginile lunii s-au terminat. Contorul de pagini se reia la începutul fiecărei luni.

Licența nu se poate verifica

Serverul are nevoie de internet ca să își verifice licența. Fără internet merge încă 7 zile; după ce legătura revine, apasă Verifică acum în pagina Licență.

O aplicație nu reușește să semneze și nu știu de ce

În client, Setări > pornește „Jurnal de diagnosticare al driverului”, repetă încercarea și trimite fișierul jurnal furnizorului. Jurnalul nu conține PIN-uri și nici documentele semnate.